Parole în Excel, pe post-it sau în browser: de ce nu ajung și cu ce le înlocuiești într-o firmă

În multe firme mici, „sistemul de parole" nu a fost ales niciodată, a apărut singur: un fișier Excel numit „parole", un caiet din sertarul contabilei, un post-it lipit pe monitor, parolele salvate în Chrome pe laptopul cuiva. Merge, până în ziua în care nu mai merge. Articolul arată de ce aceste metode cedează și cum treci, fără dramă, la un seif parole criptat. Dacă te interesează direct alegerea unui produs, vezi ce este un manager de parole și ce verifici înainte să alegi.

Cele patru locuri unde ajung de obicei parolele

1. Fișierul Excel

Un fișier Excel este comod, dar nu este un seif. Oricine îl deschide vede toate parolele deodată. Se copiază pe stick, se trimite pe email „să ai și tu", se salvează în copii de siguranță necriptate și rămâne pe laptopurile foștilor colegi. Nu ține minte cine l-a deschis și nu poate retrage accesul cuiva.

2. Caietul și post-it-ul

Hârtia are un avantaj: nu poate fi spartă de la distanță. Are însă dezavantajele evidente: poate fi fotografiată, pierdută sau luată, nu se actualizează la timp și nu spune cine a citit-o. Pentru o singură parolă foarte importantă, ținută într-un loc închis, hârtia are rost — de exemplu, kitul de recuperare. Pentru zeci de conturi, nu.

3. Parolele salvate în browser

Sunt comode și mai bune decât Excel-ul, dar sunt legate de profilul și de dispozitivul unui om. În firmă, asta înseamnă că parolele conturilor comune stau în profilul personal al cuiva. Când acel om pleacă, ele pleacă odată cu el — de aici problemele descrise în ghidul despre plecarea unui angajat.

4. Aceeași parolă peste tot

Nu e un loc, e un obicei, dar apare lângă toate celelalte: parola reutilizată face ca o singură scurgere de la un serviciu minor să deschidă și conturile importante. Despre asta, și despre phishing, am scris în phishing, 2FA și parole unice.

Ce ar trebui să facă un seif de parole

Nu orice „aplicație de parole" merită încredere. Ia cu tine șase întrebări:

1. Cine poate citi datele? Dacă furnizorul poate, un atac asupra lui devine atacul tău.
2. Unde se criptează? Corect este pe dispozitivul tău, înainte de trimitere.
3. Ce se întâmplă când pleacă un om? Trebuie să poți retrage accesul fără să cauți manual prin fișiere.
4. Există jurnal? Cine s-a autentificat și când, fără să se vadă conținut.
5. Cum recuperezi accesul? Un produs care promite „resetare" fără să poată citi datele spune ceva inexact.
6. Ce nu face? Un furnizor serios îți spune ce nu are încă.

Cum răspunde SpokPass la aceste întrebări

SpokPass este un manager de parole cu criptare pe dispozitiv. Din parola master și din email se derivă local, în browser, o cheie, cu Argon2id (64 MiB de memorie, 3 iterații). Datele din seif se criptează cu AES-256-GCM înainte să plece spre server, iar serverul primește doar blocuri criptate. Parola master nu pleacă niciodată de pe dispozitiv. Nici noi nu putem deschide un seif.

Consecința, spusă direct: dacă uiți parola master și pierzi și kitul de recuperare, datele sunt pierdute definitiv. Kitul se afișează o singură dată, la crearea contului, și trebuie păstrat tipărit, în loc sigur.

Alte lucruri verificabile: seiful se blochează automat după 15 minute de inactivitate (implicit), iar după 5 parole greșite contul se blochează 5 ore. Generatorul de parole folosește sursa de aleatoriu criptografică a dispozitivului. Lungimea contează mai mult decât simbolurile; pentru detalii, vezi parola puternică și generatorul de parole.

Cum faci trecerea fără haos

Pasul 1: începi cu conturile care contează

Nu muta totul într-o singură zi. Începe cu emailul firmei, banca, contabilitatea și domeniul. Acestea sunt conturile unde o greșeală costă cel mai mult.

Pasul 2: schimbi parolele pe măsură ce le muți

O parolă veche, care a stat într-un Excel sau pe un post-it, trebuie considerată văzută. Când adaugi contul în seif, generezi o parolă nouă și o schimbi la sursă. Altfel muți doar locul, nu și riscul.

Pasul 3: ștergi urmele

După ce un cont e mutat, ștergi rândul din Excel, rupi hârtia, ștergi intrarea din browser. Un fișier vechi cu parole rămas în „Descărcări" este exact ce ar căuta cineva.

Pasul 4: stabilești regulile

• fiecare om are propriul seif și propria parolă master;
• parolele conturilor comune stau într-un seif al firmei, pe emailul firmei;
• la plecarea cuiva, accesul se retrage și parolele se schimbă la sursă;
• kitul de recuperare se păstrează tipărit, nu în același loc cu dispozitivul.

Cât costă și ce nu există încă

Prețurile (în lei, fără TVA): Personal 20 de lei pe lună sau 199 pe an, Familie 30 de lei pe lună sau 299 pe an (până la 6 membri), Echipă 16 lei pe utilizator pe lună sau 160 pe an, de la minim 3 utilizatori.

Pentru transparență: nu există încă partajarea parolelor între membri, 2FA pe contul SpokPass, extensia de browser cu completare automată, verificarea parolelor compromise sau un audit extern. Exportul din seif iese necriptat, ca să poată fi citit de alte programe — de aceea fișierul exportat se șterge imediat după folosire.

Pe scurt

Excel-ul, hârtia și browserul funcționează până când omul care le deține pleacă, pierde laptopul sau dă click pe un link greșit. Un seif criptat cu roluri și jurnal mută controlul de la oameni la firmă. Dacă ții conturi importante pe un domeniu sau pe o platformă de facturare, citește și cum se pune securitatea la o aplicație de facturare în cloud pe blogul SpokApp. SpokPass face parte din ecosistemul SpokApp.